Datenschutzerklärung

Verantwortlich für diese Website

• Birgit Berndt | Coaching
  

• Brehmweg 21, 22527 Hamburg, Germany

• Telefon: +49 40 84604115

• E-Mail: kontakt[at]birgitberndt.de

1. Allgemeines

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist mir ein wichtiges Anliegen. Ich behandle deine Daten vertraulich und entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit eine der folgenden Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegt:

• lit. a – Einwilligung der betroffenen Person
• lit. b – Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen
• lit. c – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• lit. f – Berechtigte Interessen meinerseits, sofern diese nicht durch schutzwürdige Interessen überwiegen

2. Hosting und Websiteanbieter

Diese Website wird über Webnode AG, Badenerstrasse 47, 8004 Zürich, Schweiz betrieben. Zur Bereitstellung der Website werden technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs etc.).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

AVV: Mit Webnode wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Datenschutzerklärung: https://www.webnode.com/de/datenschutzerklaerung/

3. Kontaktformular und Fragebogenformular

Wenn du mich über das Kontaktformular oder das Fragebogenformular kontaktierst, werden die von dir eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht oder Antworten) zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet. Diese Daten werden ohne deine ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. a DSGVO

Speicherdauer: Löschung nach Abschluss der Bearbeitung bzw. Zusammenarbeit, soweit keine gesetzlichen Fristen entgegenstehen.

4. Newsletter (GetResponse)

Für den Versand meines Newsletters nutze ich GetResponse Sp. z o.o., Arkonska 6, 80-387 Gdańsk, Polen. Deine E-Mail-Adresse sowie ggf. freiwillige Angaben werden auf Servern von GetResponse gespeichert. Du kannst dich jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter abmelden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

AVV: Mit GetResponse wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen (automatische Zustimmung bei Kontoerstellung).

Datenschutzerklärung: https://www.getresponse.com/de/legal/datenschutz

5. Terminbuchung (Tucalendi)

Für die Online-Terminbuchung nutze ich Tucalendi (Internet de las Cosas y Servicios, S.L., Spanien). Bei der Buchung werden Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Terminwunsch verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

AVV: Mit Tucalendi wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen (digital unterzeichnet am 27.11.2023).

Datenschutzerklärung: https://www.tucalendi.com/privacy-policy

6. Online-Sitzungen (Zoom)

Für Online-Coaching-Sitzungen nutze ich Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113, USA. Dabei können u. a. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Gerätedaten sowie Sitzungsinhalte verarbeitet werden.

Sitzungen werden nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir vereinbaren dies ausdrücklich (siehe Abschnitt 7).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

AVV: Das Global Data Processing Addendum (November 2024) von Zoom stellt einen gültigen AVV gemäß Art. 28 DSGVO dar. Datentransfers in die USA erfolgen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (EU SCCs).

Datenschutzerklärung: https://explore.zoom.us/de/privacy/

7. Lokale Transkription von Coaching-Sitzungen (meetergo log)

In Einzelfällen und ausschließlich mit deiner vorherigen Einwilligung verwende ich das lokal installierte meetergo log zur Erstellung von Transkriptionen.

Wichtig: Die Transkription erfolgt vollständig lokal auf meinem Gerät. Es werden keine Audiodaten oder Gesprächsinhalte an externe Server oder Dritte übermittelt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

8. Kunden- und Vertragsdaten

Zur Durchführung von Coachingprozessen speichere ich Vertragsdaten, Rechnungen, Coachingvereinbarungen sowie – soweit vereinbart – Gesprächsnotizen und Transkriptionen.

Diese Daten werden ausschließlich lokal gespeichert: auf einem passwortgeschützten Endgerät sowie auf einem verschlüsselten NAS-Speicher (Network Attached Storage) in meinen Räumlichkeiten. Es findet keine Übermittlung an Cloud-Dienste Dritter statt. Der Zugriff ist ausschließlich mir möglich.

Es werden keine personenbezogenen Klientendaten an KI-Tools oder andere Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO

Speicherdauer: Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre gemäß § 147 AO. Coaching-Notizen: Löschung nach Abschluss des Prozesses und Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Zur Unterstützung bei der Erstellung von Texten, Ideen und Inhalten sowie für organisatorische Aufgaben nutze ich:

• ChatGPT / GPT (OpenAI, L.L.C., USA), einschließlich individuell konfigurierter GPTs
• Claude (Anthropic, PBC, USA)

Diese Tools kommen ausschließlich für redaktionelle, kreative und organisatorische Zwecke zum Einsatz. Es werden keine personenbezogenen Daten von Klient:innen – insbesondere keine Namen, Kontaktdaten oder Gesprächsinhalte – an KI-Dienste übermittelt. Alle KI-gestützten Inhalte werden von mir redaktionell geprüft und verantwortet.

Die Nutzung erfolgt im Einklang mit dem EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689, gültig ab August 2025) und beschränkt sich auf Anwendungen mit minimalem Risiko.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Datenschutzerklärung OpenAI: https://openai.com/de-de/policies/privacy-policy/

Datenschutzerklärung Anthropic: https://www.anthropic.com/privacy

10. Bewertungsplattform ProvenExpert

Meine Website kann ein Bewertungssiegel oder einen Link zu ProvenExpert (Expert Systems AG, Deutschland) enthalten. Beim Aufrufen kann eine Verbindung zu deren Servern hergestellt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Datenschutzerklärung: https://www.provenexpert.com/de-de/datenschutzbestimmungen/

11. Externe Links (LinkedIn, YouTube u. a.)

Diese Website enthält Links zu externen Plattformen wie LinkedIn und YouTube. Beim Anklicken verlässt du meine Website. Durch das bloße Verlinken werden keine Daten übermittelt. YouTube-Videos sind auf dieser Website nicht eingebettet – es werden lediglich Links zu meinem YouTube-Kanal gesetzt.

Datenschutzerklärung LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Datenschutzerklärung Google/YouTube: https://policies.google.com/privacy

12. Google Analytics

Ich verwende Google Analytics (Google Ireland Ltd.) mit IP-Anonymisierung. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach deiner aktiven Einwilligung über das Cookie-Banner.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen oder Google Analytics dauerhaft deaktivieren unter: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

AVV: Mit Google wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy

13. Cookies und Einwilligungsbanner

Beim Besuch dieser Website wird ein Cookie-Banner mit Opt-in-Funktion angezeigt. Cookies werden nur gesetzt, wenn du ihnen aktiv zustimmst. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen oder Cookies im Browser blockieren.

Technisch notwendige Cookies werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Alle anderen Cookies (z. B. für Google Analytics) werden nur mit deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert.

14. Schriftarten (Google Fonts)

Auf dieser Website werden keine Google Fonts über externe Server geladen. Alle Schriftarten sind lokal eingebunden. Es findet keine Datenübertragung an Google statt.

15. Auftragsverarbeitung (AVV)

Soweit ich externe Dienstleister einsetze, die in meinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, habe ich mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen oder diese angestrebt. Die Dienstleister sind verpflichtet, deine Daten ausschließlich gemäß meinen Weisungen und den geltenden Datenschutzvorschriften zu verarbeiten.

16. Deine Rechte

Du hast gegenüber mir folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte per E-Mail an: kontakt[at]birgitberndt.de

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für meine Praxis ist:

• Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
  

• Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg

• https://datenschutz-hamburg.de

18. Änderungen dieser Erklärung

Ich behalte mir vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen an der Website, den eingesetzten Tools oder der Rechtslage zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.

Stand: Mai 2026

Privacy Policy (English version)

Controller of this website

• Birgit Berndt | Coaching

• Brehmweg 21, 22527 Hamburg, Germany

• Phone: +49 40 84604115

• Email: kontakt[at]birgitberndt.de

1. General

Your personal data is handled confidentially and in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG), and this privacy policy.

Personal data is processed only where one of the following legal bases under Art. 6(1) GDPR applies:

• lit. a – Your consent
• lit. b – Performance of a contract or pre-contractual measures
• lit. c – Compliance with a legal obligation
• lit. f – Legitimate interests, unless overridden by your fundamental rights

2. Hosting and provider

This website is hosted by Webnode AG (Switzerland). Technical access data (IP address, browser type, timestamp, etc.) is collected to ensure safe and stable operation.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR

DPA: A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded with Webnode.

Privacy policy: https://www.webnode.com/en/privacy-policy/

3. Contact form and questionnaire form

If you contact me via the contact form or questionnaire form, the data you provide will be processed to handle your inquiry. This data will not be shared without your explicit consent.

Legal basis: Art. 6(1)(b) or Art. 6(1)(a) GDPR

Retention: Deleted once no longer needed, no later than the end of any collaboration, unless statutory obligations apply.

4. Newsletter (GetResponse)

I use GetResponse Sp. z o.o. (Poland) to send newsletters. Your email address and any optional information are stored on GetResponse servers. You may unsubscribe at any time via the unsubscribe link in any newsletter.

Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent)

DPA: A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded with GetResponse (automatic acceptance upon account creation).

Privacy policy: https://www.getresponse.com/legal/privacy

5. Appointment booking (Tucalendi)

Appointments are scheduled via Tucalendi (Spain). Personal data such as name, email address, and scheduling preferences are processed.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR

DPA: A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded with Tucalendi (digitally signed on 27 November 2023).

Privacy policy: https://www.tucalendi.com/privacy-policy

6. Online sessions (Zoom)

Online coaching sessions are conducted via Zoom Video Communications, Inc. (USA). Data processed may include name, email, IP address, device information, and session content. Sessions are not recorded unless explicitly agreed upon in advance (see Section 7).

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR

DPA: Zoom's Global Data Processing Addendum (November 2024) constitutes a valid DPA pursuant to Art. 28 GDPR. Data transfers to the USA are based on the EU Standard Contractual Clauses (EU SCCs).

Privacy policy: https://explore.zoom.us/en/privacy/

7. Local transcription of coaching sessions (meetergo log)

In individual cases and only with your explicit prior consent, I use the locally installed open-source tool meetergo log to create transcriptions. Transcription is performed entirely locally on my device. No audio data or session content is transmitted to external servers or third parties. You may withdraw your consent at any time.

Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent)

8. Client and contract data

To carry out coaching processes, I store contract data, invoices, coaching agreements, and – where agreed – session notes and transcriptions.

This data is stored exclusively on local devices: on a password-protected computer and on an encrypted NAS (Network Attached Storage) in my premises. No data is transmitted to third-party cloud services. Access is restricted solely to me.

No personal client data is shared with AI tools or other third parties.

Legal basis: Art. 6(1)(b) and Art. 6(1)(c) GDPR

Retention: Invoices and tax-relevant documents: 10 years (§ 147 AO). Coaching notes: deleted after the coaching process concludes and applicable retention periods expire.

9. Use of Artificial Intelligence (AI)

To support content creation and organisational tasks, I use:

• ChatGPT / GPT (OpenAI, L.L.C., USA), including custom GPT configurations
• Claude (Anthropic, PBC, USA)

These tools are used exclusively for editorial, creative, and organisational purposes. No personal client data – including names, contact details, or session content – is submitted to AI tools. All AI-assisted content is reviewed and approved by me before publication.

My use is consistent with the EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689, applicable from August 2025) and is limited to minimal-risk applications.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest)

OpenAI privacy policy: https://openai.com/policies/privacy-policy/

Anthropic privacy policy: https://www.anthropic.com/privacy

10. Review platform ProvenExpert

This website may display a review badge or link to ProvenExpert (Germany). Accessing these elements may create a connection to ProvenExpert servers.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR

Privacy policy: https://www.provenexpert.com/en-gb/privacy-policy/

11. External links (LinkedIn, YouTube, etc.)

This website contains links to external platforms such as LinkedIn and YouTube. No data is transmitted by the mere act of linking. YouTube videos are not embedded on this website – only links to my YouTube channel are provided.

LinkedIn privacy policy: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Google/YouTube privacy policy: https://policies.google.com/privacy

12. Google Analytics

I use Google Analytics (Google Ireland Ltd.) with IP anonymisation. Data processing takes place only with your explicit consent via the cookie banner. You may opt out at: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent)

DPA: A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded with Google.

Privacy policy: https://policies.google.com/privacy

13. Cookies and consent banner

This website uses a consent-based cookie banner. Cookies are only activated upon your active approval. You may withdraw consent at any time or block cookies in your browser settings.

Technically necessary cookies are set on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR. All other cookies (e.g. Google Analytics) are only activated with your consent under Art. 6(1)(a) GDPR.

14. Fonts (Google Fonts)

No external Google Fonts are used. All fonts are hosted locally. No data is transferred to Google.

15. Data processing agreements (DPA)

Where I engage external service providers that process personal data on my behalf, I have concluded or am in the process of concluding data processing agreements (DPAs) pursuant to Art. 28 GDPR.

16. Your rights

You have the following rights regarding your personal data:

• Right of access (Art. 15 GDPR)
• Right to rectification (Art. 16 GDPR)
• Right to erasure (Art. 17 GDPR)
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 GDPR)
• Right to object to processing (Art. 21 GDPR)
• Right to withdraw consent with future effect (Art. 7(3) GDPR)

To exercise your rights, please contact: kontakt[at]birgitberndt.de

17. Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. The competent authority for my practice is:

• Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information
  

• Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg

• https://datenschutz-hamburg.de

18. Changes to this policy

I reserve the right to update this privacy policy if changes occur to this website, the tools I use, or the applicable legal framework. The current version is always accessible on this page.

Last updated: May 2026